Espaces, entreprises et équipe
Un espace Gest360 réunit votre équipe et toutes les entreprises que vous gérez. Vous passez d’une entreprise à l’autre en un clic, et chaque collaborateur invité reçoit un rôle qui définit ce qu’il peut voir et modifier.
Fonctionnalités incluses
- Création d’un espace avec le profil qui correspond à votre activité
- Plusieurs entreprises dans un même espace, selon votre forfait
- Changement d’entreprise et d’espace en un clic
- Fiche entreprise : identifiants fiscaux, forme juridique, logo, régime de TVA
- Invitation de collaborateurs par e-mail, avec choix du rôle et des accès
- Accès par entreprise et par écran, en lecture ou en écriture
- Accès limité à ses propres données ou ouvert à toutes
- Modification du rôle et des accès, ou retrait d’un membre
- Journal d’activité de l’équipe, exportable en CSV
- Choix des rôles autorisés à consulter le journal d’activité
Espace et profil
À la création de l’espace, vous choisissez votre profil. Il décide des modules proposés sur votre tableau de bord : comptabilité, commercial ou espace créateur.
- • Entrepreneur
- • Commercial
- • Comptable
- • Cabinet de comptabilité
- • Freelance / Auto-entrepreneur
- • Commerçant
- • Créateur de contenu
Entreprises
Chaque entreprise a ses propres données comptables et commerciales. Sa fiche regroupe :
- • Nom, activité, forme juridique et logo
- • ICE, IF, RC et taxe professionnelle
- • Date de création et date de clôture de l’exercice
- • Régime et périodicité de TVA (mensuelle ou trimestrielle)
Rôles et accès
Administrateur
Propriétaire de l’espace : accès complet, gestion de l’équipe et des réglages.
Consultant
Consultation en lecture seule.
Comptable
Gestion de la comptabilité.
Commercial
Gestion commerciale uniquement.
Gestionnaire
Gestion commerciale et comptable.
Dans un espace créateur, les rôles proposés sont Consultant (lecture seule) et Manager (gestion complète de l’espace créateur). Le rôle fixe le maximum qu’un membre peut recevoir ; les accès eux-mêmes se choisissent entreprise par entreprise et écran par écran.
Accès par entreprise et par écran
- Choix des entreprises : toutes, y compris celles créées plus tard, ou une sélection
- Choix des écrans par module : devis, factures, écritures, TVA, collaborations…
- Lecture ou Écriture, pour chaque écran
- Tous ou Les siens : toutes les données, ou seulement celles que le membre a créées
- Tableau de bord accordé à part : les écrans sans les chiffres, ou l’inverse
Comptable
Comptabilité en écriture, commercial en lecture seule, espace créateur fermé.
Commercial
Commercial en écriture, comptabilité et espace créateur fermés.
Consultant
Lecture seule sur tous les modules.
Données propres ou partagées. Avec « Les siens », un commercial ne voit que les devis, factures ou clients qu’il a lui-même créés, y compris dans les exports, les compteurs et les tableaux de bord. Avec « Tous », il travaille sur l’ensemble des données de l’entreprise. Administrateur et Gestionnaire reçoivent tout ce que leur rôle permet ; les autres rôles ne reçoivent rien par défaut : chaque accès est choisi.
Invitations
L’administrateur invite un collaborateur par son adresse e-mail, lui attribue un rôle et choisit ses accès dans « Permissions avancées ». L’invité reçoit une notification et rejoint l’espace en acceptant : ses accès s’appliquent dès son arrivée. Une invitation en attente peut être révoquée. Le nombre de membres dépend du forfait ; le forfait gratuit ne permet pas d’inviter.
Journal d’activité
Les actions importantes sont tracées : création et modification des données, invitations, changements de rôle, modifications et retraits d’accès. Depuis la fiche d’un membre, « Rôle et accès » permet de revoir son périmètre à tout moment. L’administrateur choisit quels rôles peuvent consulter ce journal, qui s’exporte en CSV.